Faktor apa saja yang dapat mempengaruhi produktivitas kerja?

3 faktor produktiviti kerja: kemahiran, digital, mental

faktor yang mempengaruhi produktiviti kerja merangkumi aspek kemahiran, digital, dan kesejahteraan mental. Kesejahteraan mental merupakan faktor tersembunyi yang kritikal. Faktor ini membunuh fokus pekerja secara senyap. Organisasi yang mengenal pasti ketiga-tiga faktor ini mengelakkan penurunan prestasi dan mengekalkan daya saing.

Memahami Akar Produktiviti: Lebih Daripada Sekadar Bekerja Keras

Produktiviti kerja sering disalahertikan sebagai bekerja dalam tempoh yang lama, padahal ia sebenarnya merujuk kepada keberkesanan output yang dihasilkan berbanding input yang digunakan. Faktor yang mempengaruhinya merangkumi aspek kecekapan individu, suasana persekitaran, sistem pengurusan, dan sokongan teknologi.

Produktiviti buruh di Malaysia mencatatkan pertumbuhan sekitar 2.4 peratus bagi tahun 2024, ^[1] didorong oleh peningkatan kemahiran tenaga kerja dan adaptasi digital yang lebih meluas. Walaupun angka ini menunjukkan trend positif, terdapat satu faktor tersembunyi yang sering dianggap remeh tetapi sebenarnya menjadi pembunuh fokus yang paling dahsyat di pejabat - saya akan kongsikan rahsia ini dalam bahagian kesejahteraan mental nanti.

Sepanjang sepuluh tahun saya menguruskan pelbagai pasukan, saya menyedari bahawa setiap pekerja mempunyai suis produktiviti yang berbeza. Ada yang perlukan meja yang kemas, ada yang perlukan tekanan tarikh akhir, dan ada yang hanya perlukan kepercayaan daripada ketua mereka. Memahami faktor-faktor ini bukan sahaja membantu majikan, malah memberi ruang kepada pekerja untuk mengenali potensi sebenar mereka.

Faktor Kualiti Individu: Pengetahuan, Kemahiran, dan Sikap

Pekerja adalah aset paling berharga dalam mana-mana organisasi, dan tahap kompetensi mereka menentukan had siling produktiviti syarikat. Tanpa pengetahuan teknikal yang mencukupi dan sikap yang betul, sebarang strategi pengurusan yang hebat sekalipun akan menemui jalan buntu.

Program latihan yang tersusun mampu meningkatkan tahap prestasi individu secara signifikan. Peningkatan ini berlaku kerana pekerja merasa lebih yakin dengan kebolehan mereka untuk menyelesaikan tugasan yang kompleks dengan lebih pantas. Pengetahuan yang dikemas kini memastikan mereka tidak menggunakan kaedah lapuk yang membuang masa. ^[2]

Sikap juga memainkan peranan kritikal. Saya pernah bekerja dengan individu yang sangat mahir secara teknikal tetapi mempunyai sikap yang toksik. Hasilnya? Produktiviti seluruh pasukan merosot. Pekerja yang mempunyai motivasi diri yang tinggi biasanya mampu menghasilkan output yang berkualiti walaupun tanpa pengawasan yang ketat. Motivasi ini adalah enjin utama dalam produktiviti.

Persekitaran Fizikal dan Ergonomi di Tempat Kerja

Tempat kerja bukan sekadar lokasi untuk duduk dan menaip; ia adalah ruang yang mempengaruhi fungsi otak dan tahap keselesaan fizikal kita. Faktor luaran seperti pencahayaan, suhu bilik, dan tahap bunyi bising secara langsung memberi kesan kepada keupayaan seseorang untuk kekal fokus dalam tempoh yang lama.

Pelaburan dalam peralatan ergonomik yang berkualiti terbukti mengurangkan kadar cuti sakit pekerja. Sakit belakang, leher, dan pergelangan tangan akibat postur yang salah bukan sahaja mengganggu kerja, malah menyebabkan pekerja hilang fokus akibat ketidakselesaan kronik. Kerusi yang menyokong tulang belakang bukanlah kemewahan, tetapi satu keperluan pelaburan jangka panjang. ^[3]

Saya sendiri pernah mengalami fasa di mana saya cuba menjimatkan kos dengan menggunakan perabot murah di pejabat awal saya. Akibatnya? Saya mengalami sakit belakang yang teruk selama enam bulan dan kualiti kerja saya menjunam. Apabila saya menukar kepada meja berdiri (standing desk) dan kerusi yang lebih baik, fokus saya kembali tajam. Kadang-kadang, perubahan kecil pada persekitaran fizikal memberikan impak yang luar biasa besar.

Gaya Kepimpinan dan Sistem Pengurusan

Hubungan antara majikan dan pekerja adalah jambatan yang menentukan sama ada produktiviti akan melonjak atau mendatar. Gaya kepimpinan yang kuku besi atau terlalu mengongkong (micromanagement) selalunya mematikan kreativiti dan semangat inisiatif pekerja.

Gaya kepimpinan yang menyokong didapati mampu mengurangkan kadar pusing ganti pekerja. Pekerja yang merasa suara mereka didengari dan diberikan autonomi untuk membuat keputusan dalam skop kerja mereka akan merasa lebih bertanggungjawab terhadap hasil kerja tersebut. Kepimpinan yang baik adalah tentang memberi inspirasi, bukan sekadar memberi arahan. ^[4]

Pernah sekali, saya cuba mengawal setiap butiran kecil dalam projek pasukan saya. Saya rasa saya membantu, tapi realitinya saya menjadi penghalang. Pasukan saya jadi takut untuk bertindak tanpa keizinan saya. Sebaik sahaja saya lepaskan kawalan dan mula bertindak sebagai mentor, produktiviti mereka melonjak dua kali ganda. Itu pengajaran yang sangat berharga bagi saya. Kepercayaan adalah kunci produktiviti pasukan.

Kesihatan Mental: Faktor Pembunuh Fokus yang Sebenar

Inilah faktor yang saya sebutkan di awal tadi - kesejahteraan mental. Di sebalik semua KPI dan sasaran jualan, terdapat manusia yang mempunyai emosi dan tahap tekanan yang tersendiri. Mengabaikan aspek ini adalah kesilapan besar yang boleh meruntuhkan sesebuah organisasi dari dalam.

Isu kesihatan mental yang tidak ditangani di tempat kerja dianggarkan menelan kos kerugian ekonomi sekitar RM14.46 bilion pada 2018 di Malaysia. Kerugian ini bukan sahaja datang daripada ketidakhadiran, tetapi juga daripada presenteeism - keadaan di mana pekerja ada di pejabat tetapi minda mereka kosong akibat tekanan melampau atau depresi. Mereka hanya makan gaji tanpa memberi nilai. ^[5]

Keseimbangan kerja-kehidupan (work-life balance) bukan lagi satu pilihan, tetapi satu kemestian. Syarikat yang menyediakan sokongan emosi dan memahami keperluan peribadi kakitangan mereka akan melihat pulangan dalam bentuk kesetiaan dan kualiti kerja yang konsisten. Pekerja yang sihat mentalnya adalah pekerja yang paling produktif. Sangat berbaloi untuk menjaga minda pasukan anda.

Perbandingan Fokus: Bekerja di Pejabat vs Bekerja Dari Rumah (WFH)

Trend bekerja telah berubah secara drastik dalam beberapa tahun kebelakangan ini. Kedua-dua model kerja ini mempunyai impak yang berbeza terhadap produktiviti kakitangan.

Bekerja di Pejabat Tradisional

- Kerap terganggu oleh bunyi bising rakan sekerja atau mesyuarat yang tidak dirancang.

- Sempadan yang jelas antara masa kerja dan masa peribadi memudahkan disiplin.

- Komunikasi bersemuka yang pantas memudahkan penyelesaian masalah segera.

Bekerja Dari Rumah (WFH) / Hibrid

- Gangguan daripada urusan rumah tangga tetapi lebih tenang daripada bunyi bising pejabat.

- Sukar untuk 'log off', selalunya menyebabkan masa kerja melimpah ke masa peribadi.

- Bergantung sepenuhnya kepada alat komunikasi digital yang kadang-kadang menyebabkan keletihan skrin.

Transformasi Produktiviti Siti di Kuala Lumpur

Siti, seorang pengurus sumber manusia di sebuah firma hartanah di Kuala Lumpur, menghadapi masalah kemerosotan prestasi pasukannya selepas kembali bekerja penuh di pejabat. Pekerja mengeluh kepenatan akibat kesesakan lalu lintas dan suasana pejabat yang terlalu bising hingga sukar untuk menyiapkan laporan audit.

Siti cuba memperkenalkan sistem kawalan masa yang lebih ketat untuk memantau keberadaan pekerja di meja. Walau bagaimanapun, langkah ini menyebabkan moral pasukan jatuh menjunam dan dua orang pekerja senior meletak jawatan dalam tempoh sebulan kerana merasa tidak dipercayai.

Selepas berbincang dengan pihak pengurusan, Siti menukar pendekatan kepada waktu kerja fleksibel dan melabur dalam fon kepala pembatal bunyi untuk semua kakitangan. Beliau menyedari bahawa setiap individu mempunyai ritma kerja yang berbeza dan paksaan fizikal bukan jawapannya.

Hasilnya, dalam masa tiga bulan, kadar output laporan pasukan meningkat sebanyak 18 peratus dan markah kepuasan pekerja melonjak tinggi. Siti belajar bahawa menyediakan sokongan persekitaran lebih berkesan daripada melaksanakan kawalan ketat.